Hyppää sisältöön

Tapahtumien luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat

Tapahtuman tarvittavat luvat ja viranomaisilmoitukset riippuvat tapahtuman luonteesta, koosta ja sisällöstä. Tavallisimpia ovat: 

  • Tapahtumapaikan haltijan lupa tai vuokrasopimus paikasta (Kuusamon kaupungin alueilla maankäyttölupa tai katulupa) 
  • Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille 
  • Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat 
  • Jätehuoltosuunnitelma 
  • Musiikin esittämisestä tapahtumaluvat Teosto ja Gramex 
  • Elintarvike- ja alkoholimyyntiin liittyvät luvat 

 Virallisten lupien, ilmoitusten ja suunnitelmien lisäksi tapahtuman aiheuttamista häiriöistä on tiedotettava lähialueen asukkaita. Tiedottaminen toteutetaan jakamalla tiedotteita lähitaloihin ja ilmoittamalla tapahtuma-alueella jo ennakkoon tapahtumasta. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot. 

Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös siitä, että alihankkijoiden, esimerkiksi ruokamyyjien, luvat ovat kunnossa. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja lupien puuttuessa poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma. Kun luvat ja ilmoitukset ovat kunnossa, on onnettomuuden tai muun epäonnistumisen sattuessa tapahtumajärjestäjän selusta paremmin turvattu. Huomaa, että lupiin ja ilmoituksin liittyvät käytännöt muuttuvat toisinaan, joten uusin tilanne kannattaa aina tarkistaa suoraan luvan myöntävältä viranomaiselta.  

Tapahtumasuunnitelma

Tapahtumasuunnitelmasta käy ilmi, miten tapahtuma toteutetaan. Hyvä suunnitelma auttaa kaikkia tapahtuman tekemiseen osallistuvia osapuolia toteutuksessa ja asioiden hallinnassa. Suunnitelmasta voi käydä ilmi seuraavia asioita joita tapahtuman suunnitteluvaiheessa on jo pohdittu:  

  • tapahtuman suunniteltu kohderyhmä ja odotettu kävijämäärä 
  • tapahtumajärjestäjän ja yhteistyötahojen tiedot ja työnjako 
  • tapahtuman ohjelma 
  • tapahtuman aikataulut (esimerkiksi rakentamis- ja purkamisaikataulut, ohjelma-aikataulut, tapahtuman aukioloajat) 
  • tapahtumapaikka ja aluekartta 
  • miten tapahtumasta tiedotetaan 
  • millaisia lupia, suostumuksia tai ilmoituksia sitä varten tarvitaan. 

Oheisista linkeistä löydät lisätietoja luvista ja ilmoituksista.