Kuka tahansa voi pyytää kaupunginarkistoa tekemään asiakirja- ja tietohakuja sekä antamaan kopioita kaupunginarkistossa olevista asiakirjoista. Kaupunginarkiston asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia.
Asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai itse paikalla käyden. Aineiston kuvaamiseen tulee aina erikseen kysyä lupa.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön
- kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tai
- jos asiakirjapyyntö on laaja, viimeistään kuukauden kuluessa.
Kaupunginarkiston aineistot sisältävät myös henkilötietoja. Henkilörekistereihin ja -tietoihin sovelletaan Suomen tietosuojalainsäädäntöä ja Euroopan unioinin tietosuoja-asetusta. Tällä voi olla vaikutusta julkisten tietojen luovutustapaan.
Voit kysyä neuvoja ja ohjeita tietopyynnöistä sekä tietosuojasta kaupungin tietosuojavastaavalta.