Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset kuten pelastuslaki (Pelastuslaitos), kokoontumislaki (Poliisi), terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki (Tukes) asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää sekä tapahtuman järjestäjää. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja suunnitelmien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.
Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.
Mahdollisia riskitekijöitä:
- tapaturmat
- ihmisten pakkautuminen (paniikki)
- rakennelmien sortuminen
- rajuilmat (niiden seurauksena esim. rakenteiden kuten teltan lentäminen yleisön päälle)
- vesialueiden läheisyys
- pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset
- väkivaltainen isku
- kuluttajapalvelut (esim. lennätykset, benji-hypyt, ajelut, tatuoinnit)
Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.
Tapahtumajärjestäjällä on kuluttajaturvallisuuslain mukainen vastuu huolehtia, että tapahtuman asiakkaat ovat tietoisia tapahtuman turvallisuudesta. Tietoa voi välittää esimerkiksi erilaisin ohjekyltein ja kuulutuksin.
Vaaratilanteet ja onnettomuudet
Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).
Viranomaistapaamiset
Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista ja muista tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa, on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot.
Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteesta riippuen tapaamiseen voivat osallistua muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat.
Viranomaistarkastus
Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset elementit, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset asiat. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat asiakirjat, mm. turvallisuus- ja pelastussuunnitelma ja kuluttajaturvallisuusasiakirja.
Järjestyksenvalvonta
Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää.
Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Järjestyksenvalvojien on seurattava tapahtuman kävijämäärää, jotta tilan tai alueen suurin sallittu yleisömäärä ei pääse ylittymään.
Riskialttiissa ja suurissa tapahtumissa tulee olla erillinen turvallisuuspäällikkö, joka toimii pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman.
Ensiapuhenkilöstö
Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapupiste tai kiertävä ensiapupartio, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2–3 hengen partiosta useisiin partioihin.
Vakuutukset
Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.
Tapaturmavakuutus
Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki hankkimaan jokaiselle työntekijälle tapaturmavakuutuksen. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa vapaaehtoisten turvallisuudesta.
Vastuuvakuutus
Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö- tai esinevahingoista. Vakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta.
Esineiden vakuuttaminen
Mieti, millaisia esineitä tapahtumassasi on, ja kenen vastuulla niiden vakuuttaminen on. Muista sopia kunkin arvoesineen vastuusta erikseen. Esimerkiksi instrumentit ja äänentoistovälineet ovat tavallisia monissa tapahtumissa ja voivat olla arvokkaita. Taideteoksia koskevat omat säännöksensä.
Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittäminen
Tuuli tarttuu erittäin helposti telttaan ja saa sen lentämään monia metrejä, mikäli telttaa ei ole kiinnitetty kunnolla. Tällaiset onnettomuudet ovat valitettavan yleisiä. Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittämiseen voi tarvittaessa käyttää lähes mitä tahansa painavia esineitä kahvakuulista hiekalla tai vedellä täytettyihin kanistereihin.
Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat. Tuulimittari on hyvä apuväline.
Jos tuuli käy voimakkaaksi:
- tarkista rakenteen kestävyys
- pura/irrota mahdollisesti vaaralliset rakenteet kuten banderollit ja beach flagit
- tarvittaessa evakuoi alue tarpeelliselta osin.
Teltat ja muut rakennelmat on kiinnitettävä tukevasti maahan ja niissä on oltava henkilömäärään nähden riittävästi opastettuja poistumisreittejä ja alkusammutuskalustoa. Niiden tulee myös muutoin olla palo- ja henkilöturvallisuuden osalta riittävällä tasolla.
Noudata teltan/rakenteen valmistajan ohjetta! Teltta on kiinnitetty tukevasti alustaansa valmistajan tai pätevän suunnittelijan ohjeen mukaisesti esimerkiksi betoni- tai vesipainoin.