Tapahtuman järjestäminen lähtee ideasta liikkeelle. Aina se ensimmäinen idea ei välttämättä ole paras, vaan ideaa täytyy työstää ja konseptoida, jotta siitä syntyy toteuttamiskelpoinen ja kannattava idea. Tähän sivulle on koottu muutamia perusasioita, joita jokaisen tapahtumantekijän kannattaa pohtia. Mitä isommasta ja taloudellista riskiä ottavasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän alla oleviin asioihin kannattaa paneutua.
Konseptointi tarkoittaa tapahtumaidean tiivistämistä ja sanoittamista siten, että se on selkeä sekä itselle että muille. Konseptilla paketoidaan rönsyilevät ideat yhteen!
Ennen tapahtuman julkaisemista, mieti seuraavia asioita:
Kohderyhmä? Ketä ovat tapahtuman asiakkaat / kävijät? Ketä on yleisössä?
- Tiettyihin kohderyhmiin liittyy erityistarpeita, esimerkiksi saavutettavuus pitää ottaa erityisesti huomioon niin lapsiperheille kuin senioreillekin tarkoitetuissa tapahtumissa.
Miksi tapahtuma järjestetään?
Tavoitteet
- Yleisömäärätavoite
- Taloudelliset tavoitteet
Mittarit: miten toteutusta mitataan? Yleisömäärä, eurot, muut mittarit?
Mitä lisäarvoa tapahtuma tuo paikkakunnan tapahtumatarjontaan tai yleisesti paikkakunnalle?
Mikä on tapahtuman sisältö? Mistä ohjelma koostuu?
Mitkä ovat tapahtuman vaikutukset? (taloudelliset vaikutukset, mediavaikutukset, vaikutukset paikalliseen toimintaan, ympäristövaikutukset, vaikutukset hyvinvointiin, tapahtuman yhteisölliset vaikutukset)
Miten tapahtuma rahoitetaan?
Onko tapahtumalla yhteistyökumppaneita? (kaupalliset sekä muut)
Yleisön / osallistujien tarkempaa analysointia
- Mistä päin yleisöä on odotettavissa ja kuinka paljon?
- Voisiko yleisöä tavoittaa myös muualta?
- Miten yleisö liikkuu? Autolla, kävellen, polkupyörällä, julkisilla kulkuvälineillä?
- Missä yleisö asuu? Onko tapahtuman aikana tarvetta majoitukselle?
- Onko joukossa kansainvälisiä asiakkaita?
- Miten tavoitetaan oikea yleisö? Esim nuoret, millaista kommunikaatiota tarvitaan?
Tapahtuman ajankohta
- Milloin tapahtuma kannattaa järjestää?
- Tapahtuman ajankohdan valintaan voi vaikuttaa mm. samantyylisten tapahtumien ajankohdat lähialueella tai kauempanakin, loma-ajat, ennakoidut säätilat, kaupungissa samaan aikaan järjestettävät muut tapahtumat, kohderyhmän toiveet.
- Järjestetäänkö kaupungissa tai lähialueilla muita samankaltaisia tapahtumia? Mikä on niiden ajankohta?
- Mitä etua muista tapahtumista voi saada? Samaan aikaan järjestettävät tapahtumat voivat olla myös etu, tätä kannattaa pohtia.
- Ota huomioon juhlapyhät, arkipyhät, loma-ajat, koulujen loma-ajat jne. Selvitä myös mahdolliset tietyöt, infrastruktuurimuutokset, maailmanlaajuiset tapahtumat, joita osa potentiaalisesta yleisöstä saattaa haluta seurata (esim. Olympialaiset, jalkapallon MM-kisat, Eurovision laulukilpailut) ja muut vaikuttavat tekijät.
Kun pystyt vastaamaan näihin kysymyksiin itsellesi, on helppo kertoa myös muille mistä on kyse. Sen jälkeen tapahtuman keskeisin idea ja kohderyhmä pitäisi olla selvillä ja esimerkiksi markkinointitoimien suunnittelu sen pohjalta jo helpompaa kun tietää mitä on tekemässä, kenelle ja milloin. Ja siinä vaiheessa on myös hyvä vastata kysymykseen mitä maksaa ja mistä voi ostaa.