Siirry sisältöön

Pienempi tekstikokoSuurempi tekstikoko | Tekstiversio

Sähköpostin ja kalenterin käyttö

Toimistotiimi-järjestelmä vaihdettiin Microsoftin Outlook -järjestelmään syksyn 2010 aikana, jolloin käyttöön tuli Outlook 2003. Kevään 2012 on käyttöön otettu Office 2010, jolloin sähköpostin ja kalenterien käyttö tapahtuu pääsääntöisesti Outlook 2010:llä. Outlook 2003 jäi käyttöön vanhoissa koneissa, joihin ei 2010:ä voinut asentaa.
 
Apua käytännön ongelmatilanteissa antaa LapIT Koillismaan palvelupiste, 0201 555 222, palvelupiste@lapit.fi.

Lisätietoja:

Jouni Viinikka, tietohallintoasiantuntija
Kuntien Tiera Oy
 
Yleistä

Toimistotiimin foorumien ja arkiston aineistot on siirretty verkkolevylle, josta ne ovat tarvittaessa saatavilla.

Järjestelmän ensisijainen käyttöliittymä on Outlook 2010, joka on asennettu valtaosaan kaupungin hallinto- ja hoitoverkon työasemista. Vanhimpiin koneisiin jäi Outlook 2003.

Järjestelmää voi käyttää myös Internet-selaimen (IE 6 tai uudempi) kautta Outlook Web Access -liitty-mällä (OWA) ja sitä on käytettävä niillä työasemilla, joihin ei Outlook -ohjelmaa ole asennettu. Käyttö seuraavasti:

  • Outlook 2010, jos käyttö kaupungin työasemalla, johon kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla.
  • Selainkäyttö (OWA), jos käyttö opetusverkon työasemilta, kaupungin yhteiskäyttöisiltä työasemilta tai muualta verkosta (esim. kotoa).

Vanhan palvelun (LapIT:n palvelu) käyttäjät: OWA:n kuvake (Office OutLook WebClient) löytyy "Järjestelmälinkit" -kansiosta. OWA:aan kirjaudutaan www-osoitteessa

https://posti.kuusamo.fi tai https://owa.lapit.fi

Näistä OWA vaatii sinua kirjautumaan järjestelmään, kirjaudu tällöin omalla työaseman kirjautumistunnuksella ja salasanalla. Outlook 2010 hyödyntää tunnustasi, jolla olet jo kirjautunut työasemalle ja tunnuksia ei näin ollen tarvitse toistamiseen antaa.

Voit käyttää OWAa aina Outlookin sijasta. On kuitenkin huomioitava se, että Outlook sisältää kaikki järjestelmän ominaisuudet, kun taas OWA on toiminnoiltaan rajoitetumpi. Mm. oikeuksien antaminen eri asioihin ei OWAssa ole mahdollista, ei myöskään kalenterin jakaminen tai jaetun kalenterin avaaminen.
 
Uuden palvelun (Pilvipalvelu) käyttäjät: Uusi osoite IE-selaimen Suosikeissa

Mobiililiittymä sähköpostiin ja kalenteriin

Mobiiliominaisuudet sähköposti/kalenterijärjestelmään on saatavissa vakioituihin ja tuen piiriin kuuluviin Nokian puhelinmalleihin.
  • Vanhat vakiomallit E51, E71 ja E90 voidaan päivittää Helpdeskissä.
  • Ns. uudet vakiomallit E52, E72 ja E75 pitää päivittää huollossa.

Tiedustele sähköpostin saatavuutta muihin puhelinmalleihin LapIT Palvelupisteestä.

Puhelimeen tuleva ohjelmisto on joka tapauksessa päivitettävä, ota yhteys LapIT Palvelupisteesen.

Ohje (kirjallinen) Tiimin offline-aineistojen käsittelyyn

Tiimipostin vanhojen aineistojen käsittely on mahdollista niillä henkilöillä, jotka ovat siirtäneet sähköpostinsa v. 2010 loppuun mennessä ns. offline-postilaatikkoonsa verkkolevylle. Heille on pyynnöstä jätetty myös Tiimiohjelma työasemaan, joka mahdollistaa vanhojen verkkolevyllä olevien viestien rajallisen käsittelyn. Huom: Tämä on mahdollista v. 2011 loppuun saakka, jolloin Tiimiohjelma on poistettava kaikilta kaupungin työasemilta.

Ohjeita (kirjalliset) Outlook 2003 ja OWA:n käyttöön
 
HUOM: Outkook 2010:n ohjeet löytyvät Office 2010:n tiedotussivuilta.

Video-ohjeet (käyttö vain kaupungin työasemilta)

Outlookin ja OWA:n käyttöä voi opetella lyhyehköjen, verkossa olevien koulutusvideoiden kautta, jotka löytyvät ao. linkeistä.

Jotta verkkovideoiden käyttö on mahdollista, työasemassasi tulee olla kytkettynä kaiuttimet tai kuulokkeet äänentoistoa varten. Mikäli äänentoistossa on ongelmia, ota yhteys LapIt Koillismaan Palvelupisteeseen. Voit hyödyntää myös kokoustilojen (kaupungintalolla esim. 367, 345) työasemia, joissa on kaiuttimet.

Ongelmia ja vastauksia

Salasanan vaihto OWA:ssa

Kun OWA:aan kirjaudutaan normaalilla sähköpostimuotoa olevalla käyttäjätunnuksella, salasanan vaihtamisessa on ilmennyt ongelma. Asia tulee vastaan etenkin niillä käyttäjillä jotka eivät kirjaudu tai voi kirjautua työasemalle henkilökohtaisilla sähköpostitunnuksella tunnuksilla (esim. autologonkäyttöinen työasema).

NT-tunnusmuoto ilmoitetaan uusien tunnusten tiedoissa ja lisäksi se näkyy kaupungin työasemalle henkilökohtaisella shköpostitunnuksella kirjauduttaessa ruudun oikeassa alareunassa kohdassa Käyttäjätunnus:. Mikäli työasemakäytössä ei ole käytössä henkilökohtainen tunnus kaupungin hallinnon tai hoitotyön työasemalla kannattaa OWA-käytössä kirjautua aina NT-tunnuksella sähköpostiosoitteen muotoisen kirjautumistunnuksen sijaan.

 

Onko Outlook 2003 asentunut työasemaan oikein?

Jos koneelle asentunut Outlook 2003 -ohjelma alkaa kysellä käyttäjältä Exchange/IMAP/POP -postilaatikon määritystä (kuten käy aina autologon -tunnuksella avatussa työasemassa) ei Outlookia saa käyttää. Tällöin tunnukselle ei asetukset ole asettuneet oikein.

Toimivuuden voit varmistaa siten, että ensimmäisellä käyttökerralla ennen muuta käyttöä kokeile sähköpostiviestin lähetystä. Jos Lähetä -painike puuttuu, niin Outlook -asetuksissa on ongelma kyseisellä työasemalla ja kyseisellä tunnuksella. Tällöin Outlook 2003 -ohjelmaa ei saa käyttäjä käyttää.

Ota yhteys LapIT Koillismaan palvelupisteeseen puhelimitse, jotta ongelma voidaan korjata etäyhteydellä.

 
OWA -yhteys katkeaa, jos ei käytetä 15 min aikana

OWA (posti.kuusamo.fi tai owa.lapit.fi) postia käytettäessä kannattaa sisään kirjautuessa laittaa ruksi kohtaan

Tämä on yksityinen tietokone

Tällöin yhteys pysyy päällä 8 tuntia oletuksena. Mikäli valittuna on oletusvalinta

Tämä on julkinen tai jaettu tietokone

yhteys pysyy päällä vain 15 minuuttia tietoturvallisuuden takia, mikäli postia ei käytetä. Julkinen tietokone valintaa pitää tietenkin käyttää, jos käytetään todella julkista tietokonetta, johon muutkin pääsevät.

Outlook 2003 ei näytä kaikkia posteja käynnistyksen jälkeen

Kun Outlook 2003 käynnistyy, kestää jonkin aikaa, ennenkuin sen näkymä ja sen kansiot päivittyvät palvelimelta ajan tasalle. Tämä voi kestää joskus jopa muutaman minuutin. Odota siis, kunnes näkymän alimmalla rivillä alaoikealla on teksti "Kaikki kansiot ovat ajan tasalla".

 



24.5.2013 14:28

TIEDOTTEET


Kalenterien käyttö Outlookissa 19.1.2011

Sähköpostijärjestelmävaihdon tiedote 13.9.2010)

Poropostin artikkeli 10/2010

Perustiedot 12.1.2011


Ao. linkeistä löydät taulukot jakelulistoista / ryhmistä, resurssikalentereista ja asiointipostilaatikoista sekä niiden omistajista. Mikäli tarvitset oikeuksia johonkin näistä, pyydä omistajaa antamaan käyttöoikeudet.

Jakelulistat / ryhmät:

Ylläpito, korjaukset ja muutokset: Jouni Viinikka


Resurssikalenterit:


Asiointipostilaatikot: